L'association passe par le scan d'un QR code depuis le téléphone, ou par le numéro de téléphone. Les appareils connectés fonctionnent ensuite sans que le téléphone soit en ligne, mais ils sont déconnectés si le téléphone reste inutilisé plus de 14 jours. Les applications de bureau pour Windows et macOS suivent le même modèle.
Pour une petite entreprise sur l'application WhatsApp Business, WhatsApp Web est souvent l'outil du quotidien : frappe plus rapide, copier-coller facile des détails de commande et réponses rapides accessibles au clavier.
Ses limites apparaissent avec la taille de l'équipe : un seul compte, quatre appareils connectés au maximum en même temps, ni assignation, ni notes, ni statistiques, et aucun moyen de savoir qui a répondu quoi. Les équipes support qui dépassent ce cadre migrent vers une boîte partagée fondée sur l'API.
